GUÍA 04

¿QUÉ DEBE ESTAR DEFINIDO ANTES DE COMENZAR UNA OBRA?

Tener contratista y una fecha disponible no significa necesariamente estar listo para comenzar.

Antes del primer día de obra deberían estar suficientemente claras varias decisiones: qué se va a hacer, cómo se va a ejecutar, cuánto puede costar, cuánto tiempo requiere y quién responde por cada parte del proceso.

No significa que absolutamente todo tenga que permanecer inmodificable.

Significa que las decisiones capaces de afectar significativamente el costo, el plazo o el resultado no deberían dejarse deliberadamente para resolver durante la ejecución.

Porque decidir en obra casi siempre cuesta más que decidir antes.

1. El alcance: qué entra y qué no entra

La primera definición es también la más importante.

El alcance debe responder:

¿QUÉ DEBE QUEDAR TERMINADO CUANDO SE ENTREGUE EL PROYECTO?

No basta con decir:

“remodelar el apartamento”

o:

“adecuar la oficina”.

Hay que determinar qué espacios se intervienen, cuáles permanecen intactos y qué actividades forman parte del contrato.

Por ejemplo:

• demoliciones;

• pisos;

• muros y pintura;

• cielorrasos;

• redes eléctricas;

• iluminación;

• hidráulicas y sanitarias;

• climatización;

• cocina;

• baños;

• carpintería;

• vidrios;

• mobiliario;

• limpieza y entrega final.

También deben identificarse las exclusiones.

Una definición incompleta del alcance hace difícil presupuestar, programar, comprar y controlar.

El Construction Industry Institute utiliza precisamente la definición del alcance como uno de los elementos fundamentales de la planificación previa y señala que una definición más completa permite identificar riesgos antes de avanzar hacia construcción.

SI NO ESTÁ CLARO QUÉ SE VA A ENTREGAR, TAMPOCO PUEDE ESTAR CLARO CUÁNTO CUESTA ENTREGARLO.

2. El diseño debe estar suficientemente desarrollado

No toda obra necesita decenas de planos.

Pero sí necesita la información suficiente para construir sin estar improvisando continuamente.

Dependiendo del proyecto, esto puede incluir:

• distribución;

• medidas principales;

• acabados;

• iluminación;

• puntos eléctricos;

• redes hidráulicas;

• cielorrasos;

• climatización;

• carpintería;

• detalles especiales;

• especificaciones de materiales.

Una de las preguntas más útiles antes de comenzar es:

¿UN CONTRATISTA PODRÍA EJECUTAR ESTO SIN TENER QUE PREGUNTAR CONSTANTEMENTE QUÉ QUERÍAMOS HACER?

Si la respuesta es no, todavía existe una parte importante del diseño por resolver.

Construir mientras se define puede funcionar en situaciones puntuales, pero aumenta la posibilidad de cambios, retrabajos y decisiones tomadas bajo presión.

3. El presupuesto debe corresponder al alcance real

Un presupuesto inicial sirve poco si fue construido sobre una versión anterior del proyecto.

Antes de comenzar deberían estar actualizados:

cantidades + especificaciones + precios + inclusiones + exclusiones.

También debe estar claro qué comprará el contratista y qué suministrará directamente el propietario.

Una cocina, una luminaria o un equipo de aire acondicionado comprados por el cliente siguen afectando el cronograma aunque no formen parte del valor contratado.

Además, conviene reservar margen para contingencias razonables, especialmente cuando se intervienen edificaciones existentes y pueden aparecer condiciones que no eran visibles antes de abrir o desmontar determinados elementos.

El objetivo no es pretender que nunca aparecerá un imprevisto.

Es evitar llamar “imprevisto” a algo que simplemente no se definió antes de comenzar.

4. La programación no es solamente una fecha de entrega

Decir:

“la obra dura seis semanas”

no equivale a tener un cronograma.

Una programación útil debe considerar al menos:

• fecha de inicio;

• secuencia de actividades;

• tiempos de fabricación;

• compras;

• entregas de materiales;

• actividades que dependen unas de otras;

• trabajos que pueden ejecutarse simultáneamente;

• hitos de revisión;

• pruebas;

• correcciones;

• entrega final.

PMI señala que desarrollar una programación sin contar previamente con información como alcance, planos, especificaciones, secuencia y recursos puede producir cronogramas incompletos o poco fiables.

Un closet no puede instalarse si el espacio todavía no tiene sus dimensiones finales.

Un cielorraso no debería cerrarse antes de resolver instalaciones que deben quedar sobre él.

Un material con varias semanas de fabricación debe pedirse antes de que la obra llegue al punto donde será necesario.

EL CRONOGRAMA EMPIEZA MUCHO ANTES DE PONER UNA FECHA AL FINAL.

5. Las decisiones pendientes deben quedar identificadas

No siempre es posible definir absolutamente todo antes de iniciar.

Lo importante es saber qué permanece pendiente, cuándo debe decidirse y quién debe tomar esa decisión.

Por ejemplo:

• referencia final de porcelanato;

• color de pintura;

• tipo de luminaria;

• electrodomésticos;

• acabado de carpintería;

• accesorios;

• mobiliario.

Una decisión puede parecer pequeña y aun así bloquear una actividad posterior.

Por eso conviene distinguir entre:

DECISIONES QUE PUEDEN ESPERAR

y

DECISIONES QUE CONDICIONAN LA OBRA.

Esta segunda categoría debe tener una fecha límite.

6. Cada responsable debe saber qué tiene que resolver

Antes de comenzar debería existir claridad sobre quién:

• aprueba decisiones;

• dirige la obra;

• coordina contratistas;

• compra materiales;

• revisa cantidades;

• controla calidad;

• recibe trabajos;

• administra cambios;

• informa avances;

• autoriza pagos.

Cuando esas funciones no están definidas, aparecen vacíos.

Dos personas pueden pensar que la otra debía aprobar una compra.

Un proveedor puede asumir que otro contratista dejó preparada una instalación.

El cliente puede creer que determinada decisión estaba incluida cuando el contratista esperaba recibir instrucciones.

La gestión de proyectos parte justamente de organizar responsabilidades, entregables, recursos y comunicación antes y durante la ejecución.

7. También hay que revisar las condiciones administrativas y legales

Este punto depende del tipo de intervención.

Antes de ejecutar conviene verificar si la obra requiere:

• autorización de administración o copropiedad;

• cumplimiento de horarios y procedimientos del edificio;

• acceso de personal y materiales;

• manejo de residuos;

• protección de zonas comunes;

• permisos;

• licencia urbanística cuando corresponda.

En Colombia, no toda intervención tiene exactamente el mismo trámite. Sin embargo, el Ministerio de Vivienda establece que actuaciones como modificación, ampliación, adecuación o reforzamiento estructural pueden requerir licencia urbanística según el alcance de la intervención. En inmuebles sometidos a propiedad horizontal, determinados trámites también pueden requerir autorización del órgano competente de la copropiedad.

Por eso la pregunta correcta no es:

“¿Una remodelación necesita licencia?”

sino:

¿EL TIPO DE INTERVENCIÓN QUE VAMOS A REALIZAR REQUIERE ALGÚN TRÁMITE O AUTORIZACIÓN?

Eso debe verificarse antes de comenzar, no cuando la obra ya está en ejecución.

8. Debe existir una forma de administrar los cambios

Incluso un proyecto bien definido puede cambiar.

El cliente puede decidir mejorar un material.

Puede aparecer una condición no visible.

Un producto puede dejar de estar disponible.

Puede surgir una necesidad técnica distinta.

El problema no es que existan cambios.

El problema es que se ejecuten sin dejar claro qué cambia en costo, tiempo y alcance.

Antes de comenzar conviene acordar una regla sencilla:

1. se identifica el cambio;

2. se evalúa su impacto;

3. se aprueba;

4. se incorpora al proyecto;

5. luego se ejecuta.

PMI señala precisamente que, una vez definida y autorizada una línea base de alcance, los cambios posteriores deben manejarse de forma controlada y documentada.

¿Cómo saber si una obra está realmente lista para comenzar?

Antes de autorizar el inicio, debería ser posible responder con claridad:

1. ¿Qué vamos a construir o intervenir?

2. ¿Qué está excluido?

3. ¿Existe información suficiente para ejecutarlo?

4. ¿El presupuesto corresponde a esa versión del proyecto?

5. ¿Sabemos qué debe comprarse y cuándo?

6. ¿Existe una secuencia de trabajo?

7. ¿Qué decisiones siguen pendientes y cuándo deben resolverse?

8. ¿Quién responde por cada parte?

9. ¿Se verificaron permisos y condiciones administrativas aplicables?

10. ¿Cómo se aprobarán los cambios?

Si varias respuestas siguen siendo:

“eso lo resolvemos durante la obra”

probablemente todavía no estamos listos para empezar.

En síntesis

Una buena obra no comienza cuando llega el primer trabajador.

Comienza cuando las decisiones necesarias permiten que la ejecución avance con dirección.

No es necesario eliminar toda incertidumbre.

Sí es necesario reducir la incertidumbre que podíamos haber resuelto antes.

ALCANCE → DISEÑO → PRESUPUESTO → PROGRAMACIÓN → RESPONSABILIDADES → EJECUCIÓN

Porque comenzar antes no necesariamente significa terminar antes.

UNA BUENA OBRA EMPIEZA ANTES DE CONSTRUIR.

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Fuentes de referencia

Construction Industry Institute — PDRI / Front End Planning; Project Management Institute — Scope Management y Schedule Management; Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio — Licencias Urbanísticas.